1. Připravte kvalitní (podnikatelský) záměr
Základním předpokladem schválení žádosti o dotaci je kvalitní (podnikatelský) záměr. Tzv. podnikatelský záměr v případě, kdy je žadatelem o dotaci podnik/firma, záměr v případě, kdy je žadatelem o dotaci obec. Kvalitní přitom musí být nejen po formální stránce, ale především svým pozitivním dopadem. Projekt totiž musí např. firmě pomoci zvýšit její konkurenceschopnost, snížit negativní vliv na životní prostředí, podpořit inovace nebo vytvořit nová pracovní místa v preferovaném regionu či odvětví.
2. Vyberte vhodný dotační program
Cíle projektu v podstatě definují, v jakém programu by měl žadatel (tedy např. firma, obec, kraj, škola, výzkumně-vývojové instituce apod.) o dotaci žádat. Pro laika přesto může být složité správný program určit. Při podání žádosti ve špatném programu je nulová šance na úspěch, proto doporučujeme minimálně v této fázi využít služeb zkušeného dotačního poradce, který provede tzv. dotační audit a vybere správný program.
3. Podejte žádosti o dotaci
Podání žádosti o dotaci se skládá z několika části – příprava žádosti o dotaci, studie vytvořená podle daného dotačního programu a doložení povinných příloh.
Postup při podávání žádosti o dotaci se v roce 2016 změnil v OPPIK. Nově se u většiny programů přechází do modelu, kdy je nutné rovnou předkládat kompletní projekt. To znamená změnu v harmonogramu příprav (zpracovat odborné přílohy, které musí být součástí projektu, trvá i několik měsíců).
Dříve byli žadatelé o dotaci zvyklí na model dvou žádostí (tzv. předběžná či registrační žádost pouze se stručným popisem projektu a tzv. plná žádost – kompletní projekt (podnikatelského) záměru včetně povinných příloh, energetických auditů apod.)
Druhou změnou je způsob hodnocení žádostí o dotace. Ty budou přijímány v tzv. kolových výzvách (zjednodušeně - projekty mezi sebou soutěží a každý bod navíc v hodnocení se počítá). O úspěchu tedy bude rozhodovat kvalita projektu, který však musí být podán a hlavně připraven včas. Příjem žádostí totiž může být bez předchozího upozornění uzavřen ve chvíli, kdy souhrnný požadovaný počet projektů dosáhne stanoveného limitu v rámci prostředků vyčleněných pro tuto výzvu.
Obě tyto změny vedou k jedinému: projekt je nutné mít z podstatné části zpracovaný ještě před vyhlášením finálního znění výzvy. Jinak je šance na úspěch mizivá.
4. Realizujte dotační projekt
Vstoupit do realizační fáze projektu je možné už od podání žádosti. Zvykem však je, začít s ní až po schválení dotace. Ani její schválení však neznamená, že v tu chvíli dostanete na účet peníze. Naopak. Většina dotací je vyplácena tzv. ex post – až po dokončení realizační fáze projektu či alespoň dílčí části. Do té doby je nutné vše hradit z vlastních zdrojů nebo třeba z bankovního úvěru.
Navzdory tomu, že faktury hradíte z vlastní kapsy, je třeba postupovat jako při nakládání s veřejnými prostředky. Při nákupech je nutné se řídit tzv. Pravidly pro výběr dodavatelů, protože vaše nákupy produktů i služeb, potřebných pro realizaci projektu, jsou tzv. veřejnými zakázkami. Právě v této fázi se nejčastěji chybuje, což někdy vede ke krácení nebo úplnému odebrání přislíbené dotace.
Není nutné připomínat, že správně vedené účetnictví není jedinou podmínkou. Během realizace je také velmi důležité dodržovat veškeré ukazatele, cíle a termíny, ke kterým se příjemce dotace zavázal v dotační žádosti. Hladký průběh se pak příslušným orgánům reportuje prostřednictvím průběžných monitorovacích zpráv.
Příjemce dotace se musí připravit na kontrolory ze strany poskytovatele podpory, Ministerstva financí (MF), finančních úřadů, Nejvyššího kontrolního úřadu (NKÚ), Evropské komise (EK) atp. Každá kontrola navíc mnohdy postupuje podle jiné metodiky a má odlišnou míru tolerance.
5. Ukončete projekt a čekejte na proplacení dotace
Projekt uzavírá závěrečná zpráva z realizace, která shrne její kompletní průběh včetně zhodnocení proběhlých kontrol. Následuje to, k čemu celý proces směřoval, tzv. žádost o platbu – dokument, na základě kterého kontrolní orgány vyplatí dotaci na účet. Žádost o platbu v sobě skrývá souhrn všech podkladů o finančním hospodaření projektu – faktury, objednávky, smlouvy a celkové rozpočty projektu. Nicméně, pokud jsou etapy projektu definovány již v rámci projektu, je možné tuto žádost podávat průběžně vždy po ukončení jednotlivých etap .
6. Dodržte podmínky udržitelnosti projektu
I když by se mohlo zdát, že proplacením dotace je projekt v cíli, není to tak. Je nutné dostát tzv. udržitelnosti dotačních projektů – tedy době, po kterou budou v praxi využívány výstupy projektu, což bývá 5 let.
Po tuto dobu musí příjemce dotace pokračovat v činnosti, která byla dotací podpořena, zachovat provozovnu, vlastnit z dotace pořízený majetek či udržet podpořená pracovní místa. I v tomto období je nutné zpracovávat monitorovací zprávy. Dokumentaci vzniklou v průběhu projektu je pak nutné archivovat 10 let a mít ji na vyžádání k dispozici pro případnou kontrolu.
